Meine 10 Tipps für ein besseres Zeitmanagement und mehr Struktur
Um als UnternehmerIn erfolgreich zu sein, brauchst du ein gutes Zeitmanagement. Du musst dir deine Arbeitsstunden gut einteilen und genauestens planen, damit du deine vorhandene Zeit effizient nutzen kannst. Hier ein paar Tipps, die mir immer geholfen haben! Vielleicht helfen sie auch dir bei deinem Zeitmanagement.
Warum ich mein Zeitmanagement angepasst habe…
Ich habe mich damals im Alter von 20 Jahren dazu entschlossen, mich selbstständig zu machen. Anfangs begann ich mir nebenbei etwas aufzubauen, meine Werbeagentur IDEENBERG. Der Vorteil, dass ich nebenbei auch noch anderwärtig arbeiten ging, lag in der Einkommenssicherheit. Aber nach und nach bekam ich immer mehr Aufträge und das Geschäft begann sich positiv zu entwickeln. Mit der Zeit blieb mir keine Zeit mehr, mein Körper streikte, die Konzentration schwand und ich wusste, ich muss etwas ändern… Ich will mich voll und ganz auf mein eigenes Projekt konzentrieren, und mein Zeitmanagement dabei optimieren.
Ich besuchte Unternehmercoachings und Kurse, um mich weiterzuentwickeln. Wie sich über lustige Art und Weise herausstellte, war ich gut darin Strukturen aufzubauen und anderen dabei zu helfen ihre zu finden. Ich arbeitete damals mit jeweils einer ToDo Liste für heute, für morgen, für diese Woche, für diesen Monat und für wartende Kunden. In meinem Coaching lernte ich, mich anders zu organisieren, warum? Weil ich täglich meine Listen sah und immer das Gefühl hatte nichts erledigt zu haben. Klar, solche Listen werden nicht weniger, wenn man sie täglich optimiert. Der erste Step war also: WEG MIT DEN TODO-LISTEN.
Ich habe alles in einen Wochenplan eingetragen – nicht nur Termine, sondern auch Aufgaben. Der Vorteil darin lag, dass ich täglich nur das sah, was wirklich an dem Tag wichtig und zu tun war UND ich konnte nichts vergessen, weil die Wochen schon vorgeplant waren und alle ToDo´s die heute nicht erledigt wurden, fix bereits an einem Tag eingeplant waren. Wichtig dabei ist, die Einplanung von Pufferzeiten. Denn du weißt nie, wie lange du genau für eine Sache brauchst, und falls dir etwas dazwischen kommt (dir geht es mal nicht gut, Kind kommt früher nach Hause, Besuch kommt vorbei, ein dringendes Projekt muss eingeschoben werden, …), hast du trotzdem Zeit, die geplanten Dinge zu erledigen, damit sie sich nicht bis ans Ende der Woche aufschieben! Denn dann muss das Wochenende wieder darunter leiden, darunter deine Konzentration, dein Körper, deine Me-Time… es ist ein Teufelskreislauf!
Meine 10 Tipps:
Stehe 1 Stunde früher auf und arbeite für dein Herzensprojekt! Du hast da am meisten Energie, einen klaren Kopf und keiner stört dich! Das sind 30 Stunden im Monat, in diesen Stunden kannst du einiges schaffen! Gilt vor allem für alle die die Ausrede haben, ich arbeite ja in einem Fixjob oder ich bin Mama… LINE
Versuche am Abend deinen Mail Posteingang leer zu haben! Mein Tipp dazu: Unterordner für die Tage! Alles was ich am Montag erledige kommt auch in den Montags-Ordner. Donnerstags To-Do’s müssen mich am Mo noch nicht beschäftigen! Somit strukturierst du gleich am Beginn der Woche deine Aufgaben und siehst nicht einen riesigen Berg Arbeit vor dir sondern nur das, was wirklich an dem Tag wichtig ist. Ich schwöre dir – das bringt so viel Ruhe rein. LINE
Konzentriere dich auf eine To-Do Liste! Ich habe früher unzählige To Do Listen gehabt = pures Chaos! Jetzt habe ich alles in meinem Kalender gesammelt! Dort steht alles was für den Tag wichtig ist und alles andere muss mich heute nicht berühren, ich habe aber auch keine Angst etwas zu vergessen. LINE
Handy & Mail in den Flugmodus während du an einem Projekt arbeitest! Dein Kunde bekommt deine 100%ige Aufmerksamkeit (die bezahlt er ja auch, oder?) und du bist mit allem schneller fertig! Somit wirst du von Ablenkungen befreit und arbeitest effektiver. LINE
Dinge die dir keinen Spaß machen oder du nicht gut kannst: lerne abzugeben! Jemand anderer ist besser & schneller darin (zB Putzen, Buchhaltung, Grafik…) LINE
Arbeite regelmäßig AN deinem Unternehmen! Bei mir ist jeder Freitag reserviert, Dinge für MEIN Unternehmen zu erledigen! Nur so kannst du wachsen! LINE
Kopple Aufgaben! Bei mir gibt es z.B. nur 1-2 Tage pro Woche an denen Kundentermine stattfinden! Da sie gebündelt sind, bleiben mir die anderen Tage um konzentriert alles abzuarbeiten! Kommt natürlich auch auf deine Branche an, aber es gib überall Möglichkeiten Dinge zu koppeln! LINE
Projektmanagement Tool: wenn du mit / in einem Team arbeitest, verwende ein digitales Tool wo jeder am gleichen Projektstand weiter arbeiten kann! So minimierst du die Mailflut und es bleibt übersichtlicher sowie nachvollziehbarer! LINE
Plane dir regelmäßig Pausen ein! Wenn ich das nicht mache, kommt immer was dazwischen! Termine mit dir selbst sind super wichtig um dein Energielevel oben zu halten! Ich hatte eine Zeit wo ich entschieden habe täglich maximal 5 Stunden zu arbeiten! Unvorstellbar als Selbstständiger, oder? Aber es geht! Durch die lange Erholung bist du in 5h extrem effektiv! LINE
Schaffe überall Ordnung! Wenn du Chaos siehst, herrscht Chaos im Kopf! Egal ob am Schreibtisch oder in deiner Whatsapp Liste! Ich archiviere zB alle meine Chats sobald ich nichts mehr zu tun habe! Der Vorteil im Archiv ist ich kann immer darauf zugreifen, aber sehe es nicht bei jeder App Öffnung! Und der Schreibtisch wird jeden Abend aufgeräumt (ok fast jeden ;-)) damit ich am Morgen geordnet und nicht im Chaos starten kann!
Ganz wichtig, setze nach jeder Erledigung einer Aufgabe ein Häkchen hinter die Auflistung, damit du visuell realisierst, was du alles geschafft hast. Ich liebe dieses Gefühl – du auch? 😉 Ein gutes Zeitmanagement ist der beste Weg zu einem produktiveren Arbeitstag!
